De Rekentuin klaarmaken voor het nieuwe schooljaar
Aan het eind van het schooljaar of aan het begin van het nieuwe schooljaar zijn er een aantal handelingen die u moet doen om de Rekentuin klaar te maken voor het nieuwe schooljaar.
Als het goed is zijn de meeste kinderen over gegaan en zullen er een aantal een andere leerkracht krijgen. In deze handleiding wordt u stap voor stap begeleid bij het doorvoeren van deze wijzigingen. Mogelijk hoeft u niet alle stappen te doorlopen, omdat u bijvoorbeeld geen nieuwe docenten en leerlingen hoeft in te voeren.
Via bijgevoegde link kunt u ook de screencast (film met uitleg) bekijken: screencast voor beheerders
Alle kinderen een groep ophogen
De meeste kinderen zullen na de vakantie een groep hoger zitten.
U kunt alle kinderen in één keer een groep ophogen. Daarna kunt u de kinderen die doubleren terugzetten naar de juiste groep.
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Gebruikers
U krijgt nu het venster Spelers , zoals in de onderstaande afbeelding.
Onder de tabel met de spelers staan twee knoppen:
Nieuwe Speler en Verander de Groep voor alle Spelers
Klik op Verander de Groep voor alle spelers
U krijgt nu het scherm Verander de Groep voor alle spelers , zoals in de onderstaande afbeelding.
Kies in het rolmenu voor +1 groep en klik daarna op OK.
De kinderen zijn nu een groep hoger geplaatst, zoals hieronder te zien.
Als u een kind dat doubleert vervolgens een groep lager wilt zetten, klikt u in de tabel met de spelers op de knop Bewerken in de rij van het kind dat doubleert.
Geef via het rolmenu bij Groep juiste groep aan waartoe het kind behoort.
Na het ophogen van de groep is het van belang om de juiste leerlingen en docenten aan de juiste schoolklassen toe te wijzen. Voor de meeste scholen is de makkelijkste manier om de namen van de schoolklassen te veranderen, omdat de meeste kinderen bij elkaar in de klas zullen blijven. Vervolgens kunt u dan eventuele wijzigingen in de klassensamenstelling doorvoeren. U kunt er ook voor kiezen om de namen niet te wijzigen en alle klassen langs te lopen en daaraan de juiste kinderen toe te wijzen. Daarnaast zullen er waarschijnlijk ook nieuwe leerlingen en eventueel docenten ingevoerd moeten worden. Al deze stappen worden hieronder uitgelegd.
De schoolklassen hun nieuwe naam geven
Een eenvoudige stap in het klaar maken van de schoolklassen voor het nieuwe schooljaar is het aanpassen van de naam van de klas. Bijvoorbeeld: groep 4a zal nu groep 5a worden.
Voor gebruikers die in het schooljaar 2008-2009 al gebruik maakten van de Rekentuin hebben de klassen een naam gekregen op basis van de naam van de leerkracht. U wilt voor de klassen waarschijnlijk liever namen gebruiken die overeenkomen met de administratie van uw school.
Met de volgende stappen kunt u de namen van de schoolklassen wijzigen.
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Schoolklassen
U krijgt nu het venster Schoolklassen , zoals in de onderstaande afbeelding.
In dit venster ziet u de klassen die op dit moment in de Rekentuin staan.
Achter elke klas staan een aantal opties in het blauw.
Kies voor de optie Bewerken
U kunt de klas nu een andere naam geven. Om de juiste naam van de klas te kunnen bepalen kunt u de klas ook eerst bekijken via de optie Bekijken
Klik daarna op OK
Dit herhaalt u tot alle klassen de juiste benaming hebben gekregen. Via de knop Nieuwe schoolklas kunt u eventueel klassen toevoegen als er bijvoorbeeld een klas is opgesplitst.
De juiste docent toewijzen aan de juiste klas
Niet alle leerkrachten zijn met hun klas meegegaan. Met de volgende stappen wijst u de juiste leerkracht toe aan de juiste klas.
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu .
Kies in dit rolmenu voor Docenten toewijzen
U krijgt nu het venster Docenten Toewijzen , zoals in de onderstaande afbeelding.
Hier kunt u voor alle schoolklassen bekijken welke docenten eraan toegewezen zijn en eventuele wijzigingen doorvoeren.
Kies in het rolmenu achter Schoolklas de naam van de klas die u wilt bekijken en waarvoor u eventuele wijzigingen wilt doorvoeren.
U koppelt eerst eventuele verkeerd toegewezen docenten los. Doe dit door op de naam van de docent in de rechter kolom te gaan staan en erop te klikken. Door nu op de knop < Wijs niet toe te klikken koppelt u de docent los.
Kies vervolgens in het venster Niet toegewezen docenten de docent die bij deze klas hoort. Door nu op de knop Wijs toe > te klikken koppelt u de docent aan de schoolklas.
Kies vervolgens in het rolmenu de volgende klas en herhaal de bovenstaande stappen.
Als alle klassen de goede docent hebben gekregen, klikt u op Sluiten
Verderop kunt u lezen hoe u eventuele nieuwe docenten kunt toevoegen.
Kinderen verplaatsen
Sommige kinderen zullen in een andere klas zijn geplaatst met ingang van het nieuwe schooljaar. Met de volgende stappen zet u deze kinderen in de juiste schoolklas.
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Spelers Toewijzen
U krijgt nu het venster Spelers Toewijzen , zoals in de onderstaande afbeelding.
Achter Schoolklas is een venster geplaatst met een rolmenu. Als u op de pijl klikt, verschijnen alle schoolklassen die u heeft aangemaakt.
Kies eerst een schoolklas in het rolmenu achter Schoolklas.
Vervolgens ziet u in het venster Spelers in de Klas welke leerlingen op dit moment aan deze klas zijn gekoppeld.
Als u leerlingen ziet die niet in deze klas horen, doe dan het volgende: Klik in het venster Spelers in de Klas op de leerling die verkeerd staat. Door nu op de knop < Uit de Klas te klikken koppelt u de speler los.
Om leerlingen die nog niet gekoppeld zijn aan deze klas toe te wijzen, klikt u in het venster Spelers niet in een Klas op de leerlingen die bij deze klas horen. Door nu op de knop In de Klas > te klikken koppelt u de leerling aan de schoolklas.
Als u alle spelers toegewezen heeft aan een schoolklas, klikt u op Sluiten.
Tip 1: Als u de CTRL-toets (voor apple-gebruikers de CMD-toets) ingedrukt houdt terwijl u kinderen aanklikt kunt u meerdere kinderen op het zelfde moment selecteren. Als u vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op In de Klas >, koppelt u meerdere leerlingen tegelijkertijd.
Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt en een leerling en vervolgens nog een leerling verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle tussenstaande leerlingen. Als u vervolgens de SHIFT-toets loslaat en klikt op In de Klas >, koppelt u al deze leerlingen tegelijkertijd.
Eventuele nieuwe gebruikers invoeren
In het nieuwe schooljaar zullen er misschien nieuwe gebruikers in uw school bij komen. Hieronder leest u hoe u deze kunt toevoegen en toewijzen.
Docenten invoeren
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Nieuwe Docent
U krijgt nu het venster Nieuwe Docent , zoals in onderstaande afbeelding.
**
Kies voor de docent een gebruikersnaam en een wachtwoord. Vanwege de privacygevoelige informatie adviseren wij u om hier niet een voor de handliggend wachtwoord te kiezen, zoals de voornaam, maar een combinatie van letters en cijfers. Docenten kunnen hun gebruikersnaam en wachtwoord altijd later zelf nog wijzigen.
Houd een lijst met gebruikersnamen en wachtwoorden bij die u aan uw docenten kunt communiceren.
Vul de Voornaam in.
Vul de Achternaam in.
Vul eventueel een Telefoonnummer in (niet vereist)
Vul het E-mailadres in waarop de docent mail van de Rekentuin moet ontvangen.
Kies eventueel direct de Schoolklas(sen) waaraan u de docent wilt koppelen. Het is mogelijk om een docent aan meerder klassen te koppelen door gebruik te maken van de Shift- en CTRL-toetsen.
Klik na het invullen op OK
U komt nu in het venster Docenten
Als u meer docenten wilt invoeren dan klikt u op Nieuwe Docent waarna wederom het venster Nieuwe Docent verschijnt. Herhaal de handelingen vanaf ** tot u alle docenten heeft ingevoerd.
Leerlingen invoeren
Het invoeren van leerlingen kan op twee manieren.
Het kan per stuk, maar het kan ook voor een groep leerlingen tegelijkertijd. Dit is bijvoorbeeld handig als u een nieuwe groep 3 gaat invoeren.
Een enkele leerling invoeren
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Nieuwe Speler
U krijgt nu het venster Nieuwe Speler , zoals in onderstaande afbeelding.
Kies via het rolmenu achter Schoolklas in welke klas de leerling moet komen.
Kies via het rolmenu achter Groep in welke groep de leerling zit.
Kies via het rolmenu achter Geslacht het juiste geslacht van de leerling.
Vul de Voornaam in.
Vul de Achternaam in.
Let op: Gebruik geen leestekens dat geeft problemen met inloggen.
Bijvoorbeeld: Léon voer in Leon
d’Amie voer in d Amie
Kies via het rolmenu achter Geboortedatum de juiste geboortedatum van de leerling.
Klik op OK.
Meerdere leerlingen invoeren
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Nieuwe Spelers
U krijgt nu het venster Nieuwe Spelers
In het bovenste deel van dit scherm, kunt u aangeven hoe u de kinderen in wilt gaan voeren. Kies hier voor de invoerwijze die het beste past bij uw schooladministratie.
Via het rolmenu achter Schoolklas kunt u een schoolklas kiezen en geeft u aan dat u kinderen in gaat voeren die bij elkaar in de klas zitten. Als u dit veld leeg laat dan kunt u de ingevoerde kinderen later aan een klas toewijzen.
Via het rolmenu achter Groep geeft u aan dat u kinderen in gaat voeren die in een bepaalde jaargroep zitten.
Als u hier een groep kiest dan verdwijnt de kolom Groep in de invoertabel aan de onderkant van het scherm. Als u dit veld leeg laat dan kunt u de ingevoerde kinderen uit verschillende jaargroepen in één keer invoeren. Voor elke leerling geeft u dan in de kolom Groep aan tot welke leeftijdsgroep de leerling behoort. Let op, gebruik hiervoor de codes die voor de omschrijvingen in het rolmenu Groep staan. Voor groep 3 (BE: leerjaar 1, leeftijd 6-7 jaar) moet u bijvoorbeeld een 3 invoeren en voor het eerste jaar van de middelbare school (12-13 jaar) een 9.
Via het rolmenu achter Naam Notatie kunt u kiezen of u de voor- en achternamen van de leerlingen in aparte kolommen in wilt voeren of als volledige naam, waarbij de voor- en achternaam gescheiden zijn door een spatie. Als u ervoor kiest om de voor- en achternaam gekoppeld in te voeren, dan krijgt u een kolom Volledige naam onderaan het scherm.
Via het rolmenu achter Geslacht Notatie kunt u kiezen of u het geslacht van de leerlingen wilt invoeren met:
m en v (man en vrouw) of met: j en m (jongen en meisje)
Via het rolmenu achter Geboortedatum Notatie kunt u kiezen uit verschillende manieren om de geboortedatum te noteren.
Als u het bovenste deel heeft ingevuld, dan kunt u de kinderen invoeren. U kunt de kolommen één voor één vanuit uw spreadsheet software (bijv. Excel) naar deze velden kopiëren. Zorg ervoor dat elke kolom hetzelfde aantal rijen heeft. Hieronder staat een voorbeeld van een volledig ingevuld scherm.
Als alle gegevens zijn ingevuld, dan klikt u op OK
Gebruikers deactiveren
Spelers die van school zijn afgegaan of gebruikers die om een andere reden geen gebruik meer maken van de Rekentuin kunt u deactiveren. Kies hiervoor in het rolmenu Beheer voor de optie Deactiveren
U krijgt nu het venster Deactiveren , zoals in onderstaande afbeelding.
Via het rolmenu achter Rol geeft u aan welk soort gebruikers u wilt deactiveren.
Vervolgens klikt u in het Gebruikersvenster de namen van de gebruikers aan die u wilt deactiveren. Klik vervolgens op Deactiveren.
Let op! Spelers die nog aan een klas zijn gekoppeld kunt u niet deactiveren. Koppel deze spelers eerst los, zie het kopje Kinderen Verplaatsen.
Tip 1: Als u de CTRL-toets (voor apple-gebruikers de CMD-toets) ingedrukt houdt terwijl u gebruikers aanklikt kunt u meerdere gebruikers tegelijkertijd selecteren.
Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt en een gebruiker en vervolgens nog een gebruiker verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle gebruikers die ertussenin staan.
Gebruikersoverzichten
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Gebruikers
U krijgt nu een overzicht van de gebruikers van uw school of instelling.
Gebruikers kunnen zijn:
- Spelers
- Docenten
- Beheerders
Deze verschillende gebruikers zijn via de tabbladen bovenaan de pagina te bekijken.
In de tabellen vindt u de spelers, docenten en beheerders die ingevoerd zijn. In de laatste kolom kunt u acties kiezen.
Bekijken Hier kunt u bekijken wat er over iemand is opgeslagen.
Bewerken Hier kunt u de gegevens bewerken.
Laatste stap
De laatste stap is het controleren van de gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld zien of u niemand bent vergeten of dat er een leerling aan een verkeerde schoolklas is gekoppeld.
Controleren
Klik in het menu op Beheer
Er verschijnt nu een rolmenu.
Kies in dit rolmenu voor Schoolklassen
U krijgt nu het venster Schoolklassen , zoals in onderstaande afbeelding.
Hier ziet u nu een overzicht van alle schoolklassen die u heeft ingevoerd.
Bij de acties kunt u kiezen voor Bekijken
U krijgt nu het venster Schoolklas , zoals in onderstaande afbeelding
U krijgt dan een overzicht van welke docent en welke leerlingen er aan de gekozen klas zijn gekoppeld.
Via de knoppen Docenten Toewijzen en Spelers Toewijzen kunt u vervolgens nog eventuele wijzigingen doorvoeren.
Problemen?
Mocht u problemen ondervinden bij het aanpassen van uw administratie voor het nieuwe schooljaar dan kunt u een mail sturen naar beheer@rekentuin.nl
